Utmaningar
Varje år utser Europeiska unionens ministerråd formellt europeiska kulturhuvudstäder, och över 60 städer har hittills fått titeln. Gå! Institutet 2025 har inrättats för att genomföra verksamhet med anknytning till initiativet Europeisk kulturhuvudstad. De aktiviteter och register som genereras är av stor regional, nationell och internationell betydelse. Men på grund av projektets korta varaktighet, båda GO! Institutet 2025 och leverantören av offentliga arkivtjänster, Nova Goricas provinsarkiv, har begränsad tid för att säkerställa korrekt arkivering. Detta inkluderar att övervaka dokumenthantering, bedöma dokument och bevara material som skapats inom projektet. En av de viktigaste utmaningarna var att de anställda som deltog i projektet inte hade någon tidigare erfarenhet av arkivarkivering, rättsliga skyldigheter eller samarbete med offentliga arkivtjänstleverantörer. Med tanke på projektverksamhetens intensitet och korta tidsram hade de anställda inte heller möjlighet att genomgå ytterligare utbildning i skydd av arkivhandlingar. I början av projektet var de också omedvetna om volymen och typerna av poster som skulle genereras. De viktigaste frågorna var hur man får information som är viktig för bedömning av poster och hur man kan förbättra dokumentationshanteringen under skapandet av poster för att uppnå målet om långsiktig tillgänglighet.
Innovativa lösningar
Nova Goricas provinsarkiv har, i samarbete med Republiken Sloveniens arkiv (ARS) och med stöd av EG:s initiativ för e-arkivering, utvecklat en strategi för att utveckla och genomföra tjänster som bygger på konceptet och riktlinjerna Archiving by Design (AbD) Scan. Detta skulle kunna tjäna som modell för framtida europeiska kulturhuvudstäder. Referensarkitekturen eArchiving användes för att illustrera metoden för både arkiv och dataskapare, särskilt genom AbD-relaterade vyer. Implementeringen av AbD Scan-metoden involverade en dedikerad AbD Scan-koordinator på GO! 2025, arkivarier, direktören för provinsarkivet i Nova Gorica, arkivarie från Republiken Sloveniens arkiv och rådgivare från kommissionens initiativ för e-arkivering. Korta intervjuer genomfördes med nyckel-GO! 2025 anställda och deras informationstjänsteleverantör för att samla operativa insikter. På grundval av denna information utarbetade provinsarkivet i Nova Gorica rekommendationer och genomföranderiktlinjer för att säkerställa att informationen förblir sökbar, tillgänglig, läsbar, tolkningsbar, tillförlitlig och framtidssäker.
Uppnådda fördelar
- Ökad medvetenhet om registerhantering och arkivbevarande: Som ett nyetablerat institut fokuserat främst på att genomföra aktiviteter, GO! 2025 erkändes behovet av att organisera sin registerhantering. AbD Scan-metoden spelade en avgörande roll i denna process.
- Långsiktig tillgänglighet och inkludering: Initiativet Europeisk kulturhuvudstad lyfter fram ämnen som har format regionerna på båda sidor om den nationella gränsen mellan Italien och Slovenien. Dessa har bredare internationell relevans, såsom krig och fred, kulturella övergångar över gränserna (från smuggling av kulturskatter till moderna flyktingrörelser) och hållbarhet. Genom att genomföra rekommendationer och åtgärder har tillgången till information förbättrats, inte bara för medborgarna i ett land utan för båda. AbD-metoden säkerställde att lämpliga åtgärder vidtogs för att garantera att denna information förblir tillgänglig på ett hållbart sätt.
- Institutionell egenmakt och tvärvetenskapligt samarbete: Samarbetet mellan regionala och nationella offentliga arkiv och GO! 2025 har stött den digitala omvandlingen av kulturinstitutioner. Det fungerar som en modell för effektiv dokumenthanteringsplanering, vilket säkerställer bevarandet av arkivhandlingar - och i förlängningen kulturarv - genom aktivt engagemang från olika yrkesverksamma från början.
- Kunskapsutbyte och harmonisering av verksamheter på europeisk nivå: Bevarandet av kulturarvet från den europeiska kulturhuvudstaden 2025, Nova Gorica – Gorizia, bidrar till det bredare europeiska kulturlandskapet. Eftersom titeln delas mellan två städer i olika länder främjar initiativet internationellt samarbete och kunskapsutbyte för att säkerställa korrekt bevarande av register. Detta tillvägagångssätt ger både en praktisk och professionell lösning för andra kortsiktiga projektorganisationer.
En modell för framgång
Gå! 2025 års strategi, som är inriktad på att utveckla och genomföra tjänster baserade på konceptet och riktlinjerna för arkivering genom design, skulle kunna fungera som en modell för framtida europeiska kulturhuvudstäder. Genomförandet kan variera mellan olika europeiska länder, men planering för långsiktigt bevarande och tillgänglighet från början kan utgöra ett värdefullt prejudikat för framtida projekt av liknande omfattning.