Iššūkiai, su kuriais susiduriama
Kiekvienais metais Europos Sąjungos Ministrų Taryba oficialiai skiria Europos kultūros sostines – iki šiol šis vardas suteiktas daugiau kaip 60 miestų. Eik! Su Europos kultūros sostinės iniciatyva susijusiai veiklai įgyvendinti įsteigtas 2025 m. institutas. Jos kuriama veikla ir įrašai yra svarbūs regioniniu, nacionaliniu ir tarptautiniu mastu. Tačiau dėl trumpos projekto trukmės abu GO! 2025 m. Institutas ir viešųjų archyvavimo paslaugų teikėjas – Nova Goricos provincijos archyvas – turi ribotą laiką tinkamam archyvavimui užtikrinti. Tai apima įrašų tvarkymo priežiūrą, dokumentų vertinimą ir projekto metu sukurtų medžiagų išsaugojimą. Vienas iš pagrindinių iššūkių buvo tai, kad projekte dalyvaujantys darbuotojai neturėjo ankstesnės patirties archyvinių įrašų saugojimo, teisinių įsipareigojimų ar bendradarbiavimo su viešaisiais archyvų paslaugų teikėjais srityse. Be to, atsižvelgiant į projekto veiklos intensyvumą ir trumpą laikotarpį, darbuotojai neturėjo galimybės papildomai mokytis archyvinių įrašų apsaugos. Projekto pradžioje jie taip pat nežinojo apie įrašų, kurie bus sukurti, kiekį ir rūšis. Pagrindiniai klausimai buvo, kaip gauti informaciją, kuri yra svarbi vertinant įrašus ir kaip pagerinti įrašų tvarkymo praktiką įrašų kūrimo metu, kad būtų pasiektas ilgalaikio prieinamumo tikslas.
Inovatyvūs sprendimai
Nova Goricos provincijos archyvas, bendradarbiaudamas su Slovėnijos Respublikos archyvais (ARS) ir padedamas EK e. archyvavimo iniciatyvos, parengė paslaugų plėtojimo ir įgyvendinimo metodą, grindžiamą archyvavimo projektuojant (AbD) Scan koncepcija ir gairėmis. Tai galėtų būti pavyzdys būsimoms Europos kultūros sostinėms. E. archyvavimo etaloninė architektūra buvo naudojama siekiant iliustruoti metodiką tiek archyvams, tiek duomenų kūrėjams, visų pirma pasitelkiant su AbD susijusius vaizdus. AbD Scan metodo įgyvendinimas apėmė specialų AbD Scan koordinatorių GO! 2025 m. – archyvarai, Naujosios Goricos provincijos archyvų direktorius, Slovėnijos Respublikos archyvų archyvas ir EK e. archyvavimo iniciatyvos patarėjai. Trumpi interviu buvo atliekami su raktu GO! 2025 m. darbuotojai ir jų informacijos paslaugų teikėjas, kad surinktų veiklos įžvalgų. Remdamasis šia informacija, Nova Goricos provincijos archyvas parengė rekomendacijas ir įgyvendinimo gaires, kuriomis siekiama užtikrinti, kad informacija išliktų randama, prieinama, įskaitoma, interpretuojama, patikima ir perspektyvi.
Pasiekta nauda
- Didesnis informuotumas apie įrašų tvarkymą ir archyvų saugojimą: Kaip naujai įsteigtas institutas, daugiausia dėmesio skiriantis įgyvendinimo veiklai, GO! 2025 m. pripažinta, kad reikia organizuoti jos įrašų tvarkymą. AbD Scan metodas suvaidino lemiamą vaidmenį šiame procese.
- Ilgalaikis prieinamumas ir įtraukumas: Europos kultūros sostinės iniciatyvoje pabrėžiamos temos, kurios formavo regionus abiejose Italijos ir Slovėnijos nacionalinės sienos pusėse. Jie turi platesnę tarptautinę reikšmę, pavyzdžiui, karas ir taika, kultūriniai pokyčiai tarpvalstybiniu mastu (nuo kultūros vertybių kontrabandos iki šiuolaikinių pabėgėlių judėjimų) ir tvarumas. Įgyvendinant rekomendacijas ir priemones pagerintas informacijos prieinamumas ne tik vienos, bet ir abiejų šalių piliečiams. Taikant AbD metodą buvo užtikrinta, kad būtų imtasi tinkamų priemonių siekiant užtikrinti, kad ši informacija ir toliau būtų tvariai prieinama.
- Institucinis įgalėjimas ir tarpdisciplininis bendradarbiavimas: Bendradarbiavimas tarp regioninių ir nacionalinių viešųjų archyvų ir GO! 2025 m. buvo remiama kultūros įstaigų skaitmeninė transformacija. Tai yra veiksmingo įrašų tvarkymo planavimo modelis, užtikrinantis archyvinių įrašų išsaugojimą ir, be to, kultūros paveldą, aktyviai įtraukiant įvairius specialistus nuo pat pradžių.
- Dalijimasis žiniomis ir veiklos derinimas Europos lygmeniu: Kultūros paveldo išsaugojimas iš 2025 m. Europos kultūros sostinės Nova Goricos – Goricijos prisideda prie platesnio Europos kultūrinio kraštovaizdžio. Kadangi titulą dalijasi du skirtingų šalių miestai, iniciatyva skatinamas tarptautinis bendradarbiavimas ir dalijimasis žiniomis, kad būtų užtikrintas tinkamas įrašų saugojimas. Šis požiūris yra tiek praktinis, tiek profesionalus sprendimas kitoms trumpalaikių projektų organizacijoms.
Sėkmės modelis
Eik! 2025 m. metodas, pagal kurį daugiausia dėmesio skiriama paslaugų, grindžiamų archyvavimo projektuojant koncepcija ir gairėmis, kūrimui ir įgyvendinimui, galėtų būti pavyzdys būsimoms Europos kultūros sostinėms. Nors įgyvendinimas įvairiose Europos šalyse gali skirtis, ilgalaikio išsaugojimo ir prieinamumo planavimas nuo pat pradžių gali tapti vertingu precedentu būsimiems panašios apimties projektams.