Szembesült kihívások
Az Európai Unió Minisztertanácsa minden évben hivatalosan kijelöli Európa Kulturális Fővárosait, és eddig több mint 60 város kapta meg a címet. A GO-ról van szó! A 2025. évi Intézetet az Európa Kulturális Fővárosa kezdeményezéshez kapcsolódó tevékenységek végrehajtására hozták létre. Az általa létrehozott tevékenységek és nyilvántartások jelentős regionális, nemzeti és nemzetközi jelentőséggel bírnak. Azonban a projekt rövid időtartama miatt mindkét GO! 2025 Az Intézetnek és a nyilvános levéltári szolgáltatónak, a Nova Gorica-i Tartományi Levéltárnak korlátozott ideje van a megfelelő archiválás biztosítására. Ez magában foglalja a nyilvántartás-kezelés felügyeletét, a dokumentumok értékelését és a projekt keretében létrehozott anyagok megőrzését. Az egyik fő kihívás az volt, hogy a projektben részt vevő munkatársaknak nem volt előzetes tapasztalatuk az irattári iratok megőrzésében, a jogi kötelezettségekben vagy a nyilvános levéltári szolgáltatókkal való együttműködésben. Továbbá, tekintettel a projekttevékenységek intenzitására és rövid időkeretére, a munkavállalóknak nem volt lehetőségük további levéltári iratvédelmi képzésen részt venni. A projekt kezdetén nem voltak tisztában a létrehozandó rekordok mennyiségével és típusaival sem. A legfontosabb kérdések a következők voltak: hogyan lehet olyan információkat szerezni, amelyek fontosak a rekordok értékeléséhez, és hogyan lehet javítani a rekordkezelési gyakorlatot a rekordok létrehozása során a hosszú távú hozzáférhetőség céljának elérése érdekében.
Innovatív megoldások
A Nova Gorica-i Tartományi Levéltár a Szlovén Köztársaság Levéltárával (ARS) együttműködve és az Európai Bizottság e-archiválási kezdeményezésének támogatásával kidolgozott egy megközelítést a szolgáltatások fejlesztésére és végrehajtására, amely az Archiving by Design (AbD) Scan koncepción és iránymutatásokon alapul. Ez modellként szolgálhatna Európa jövőbeli kulturális fővárosai számára. Az e-archiválási referenciaarchitektúrát arra használták, hogy illusztrálják a módszertant mind az archívumok, mind az adatkészítők számára, különösen az AbD-vel kapcsolatos nézeteken keresztül. Az AbD Scan módszer megvalósításában részt vett egy dedikált AbD Scan koordinátor a GO! 2025, levéltárosok, a Nova Gorica-i Tartományi Levéltár igazgatója, a Szlovén Köztársaság Levéltárának levéltárosa, valamint az Európai Bizottság e-archiválási kezdeményezésének tanácsadói. Rövid interjúkat készítettünk a Key GO-val! 2025-ös alkalmazottak és információs szolgáltatójuk, hogy operatív információkat gyűjtsenek. Ezen információk alapján a Nova Gorica-i Tartományi Levéltár ajánlásokat és végrehajtási iránymutatásokat készített annak biztosítása érdekében, hogy az információk továbbra is megtalálhatók, hozzáférhetők, olvashatók, értelmezhetők, megbízhatók és időtállóak legyenek.
Elért előnyök
- Az iratkezeléssel és az irattár megőrzésével kapcsolatos tudatosság növelése: Újonnan alapított intézményként, amely elsősorban a végrehajtási tevékenységekre összpontosít, GO! 2025-ben elismerte, hogy meg kell szervezni az iratkezelést. Az AbD Scan módszer döntő szerepet játszott ebben a folyamatban.
- Hosszú távú hozzáférhetőség és inkluzivitás: Az Európa Kulturális Fővárosa kezdeményezés azokat a témákat emeli ki, amelyek az Olaszország és Szlovénia közötti nemzeti határ mindkét oldalán formálták a régiókat. Ezek szélesebb körű nemzetközi jelentőséggel bírnak, mint például a háború és a béke, a határokon átnyúló kulturális átmenetek (a kulturális kincsek csempészetétől a modern menekültmozgalmakig) és a fenntarthatóság. Az ajánlások és intézkedések végrehajtásával javult az információkhoz való hozzáférés, nemcsak egy ország polgárai, hanem mindkettő számára. Az AbD-megközelítés biztosította, hogy megfelelő intézkedéseket hozzanak annak biztosítására, hogy ezek az információk fenntartható módon hozzáférhetők maradjanak.
- Intézményi szerepvállalás és interdiszciplináris együttműködés: A regionális és nemzeti nyilvános archívumok és a GO! 2025 támogatta a kulturális intézmények digitális átalakulását. Modellként szolgál a hatékony iratkezelési tervezéshez, biztosítva a levéltári nyilvántartások - és tágabb értelemben a kulturális örökség - megőrzését a kezdetektől fogva a különböző szakemberek aktív bevonásával.
- Az ismeretek megosztása és a tevékenységek európai szintű harmonizációja: Az Európa Kulturális Fővárosa 2025, Nova Gorica – Gorizia kulturális örökségének megőrzése hozzájárul a tágabb európai kulturális környezethez. Mivel a cím a különböző országok két városa között oszlik meg, a kezdeményezés előmozdítja a nemzetközi együttműködést és a tudásmegosztást a nyilvántartások megfelelő megőrzésének biztosítása érdekében. Ez a megközelítés gyakorlati és szakmai megoldást kínál más rövid távú projektszervezetek számára.
A siker modellje
A GO-ról van szó! A 2025-ös megközelítés, amely a tervezési archiválás koncepcióján és iránymutatásain alapuló szolgáltatások fejlesztésére és végrehajtására összpontosít, modellként szolgálhat Európa jövőbeli kulturális fővárosai számára. Bár a végrehajtás az egyes európai országokban eltérő lehet, a hosszú távú megőrzésre és hozzáférhetőségre irányuló tervezés kezdettől fogva értékes precedenst teremthet a hasonló hatókörű jövőbeli projektek számára.