Vastassa olevat haasteet
Euroopan unionin ministerineuvosto nimeää vuosittain virallisesti Euroopan kulttuuripääkaupungit, ja tähän mennessä kulttuuripääkaupungiksi on nimetty yli 60 kaupunkia. Lähde! 2025-instituutti on perustettu toteuttamaan Euroopan kulttuuripääkaupunki -aloitteeseen liittyviä toimia. Sen tuottamilla toiminnoilla ja rekistereillä on merkittävää alueellista, kansallista ja kansainvälistä merkitystä. Projektin lyhyen keston vuoksi molemmat GO! 2025 Instituutilla ja julkisella arkistopalvelujen tarjoajalla, Nova Gorican maakunnallisilla arkistoilla, on rajallinen aika asianmukaisen arkistoinnin varmistamiseen. Tähän sisältyy kirjanpidon hallinta, asiakirjojen arviointi ja projektissa luodun materiaalin säilyttäminen. Yksi keskeisistä haasteista oli se, että hankkeeseen osallistuvilla työntekijöillä ei ollut aiempaa kokemusta arkistotietojen säilyttämisestä, lakisääteisistä velvoitteista tai yhteistyöstä julkisten arkistopalvelujen tarjoajien kanssa. Kun lisäksi otetaan huomioon hankkeen toimien intensiteetti ja niiden lyhyt kesto, työntekijöillä ei ollut mahdollisuutta osallistua arkistojen suojaamista koskevaan lisäkoulutukseen. Projektin alussa he eivät myöskään tienneet tuotettujen tietueiden määrää ja tyyppejä. Keskeisiä kysymyksiä olivat tietojen arvioinnin kannalta tärkeiden tietojen hankkiminen ja tietojen hallintakäytännön parantaminen tietojen luomisen aikana, jotta saavutettaisiin pitkän aikavälin saavutettavuustavoite.
Innovatiiviset ratkaisut
Nova Gorican maakunnalliset arkistot ovat kehittäneet yhteistyössä Slovenian tasavallan arkistojen (ARS) kanssa ja EY:n sähköistä arkistointia koskevan aloitteen tuella lähestymistavan sellaisten palvelujen kehittämiseksi ja toteuttamiseksi, jotka perustuvat sisäänrakennetun arkistoinnin (AbD) skannauskonseptiin ja suuntaviivoihin. Tämä voisi toimia mallina tuleville Euroopan kulttuuripääkaupungeille. eArchiving-referenssiarkkitehtuuria käytettiin havainnollistamaan metodologiaa sekä arkistoille että tiedon luojille, erityisesti AbD:hen liittyvien näkemysten kautta. AbD Scan -menetelmän käyttöönottoon osallistui GO:n AbD Scan -koordinaattori! 2025, arkistonhoitajat, Nova Gorican maakunta-arkiston johtaja, Slovenian tasavallan arkiston arkistonhoitaja ja EY:n eArchiving-aloitteen neuvonantajat. Lyhyet haastattelut tehtiin avainsanalla GO! 2025 työntekijät ja heidän tietopalvelujen tarjoaja kerätä operatiivisia oivalluksia. Näiden tietojen perusteella Nova Gorican maakunta-arkisto laati suosituksia ja täytäntöönpano-ohjeita sen varmistamiseksi, että tiedot ovat edelleen löydettävissä, saatavilla, luettavissa, tulkittavissa, luotettavia ja tulevaisuuden vaatimukset huomioon ottavia.
Saavutetut hyödyt
- Tietoisuuden lisääminen asiakirjahallinnosta ja arkistojen säilyttämisestä: Äskettäin perustettuna instituutina, joka keskittyi ensisijaisesti toimien toteuttamiseen, GO! Vuonna 2025 todettiin, että sen on organisoitava asiakirjahallintonsa. AbD Scan -menetelmällä oli ratkaiseva rooli tässä prosessissa.
- Pitkän aikavälin saavutettavuus ja osallistavuus: Euroopan kulttuuripääkaupunki -aloitteessa tuodaan esiin aiheita, jotka ovat muokanneet alueita Italian ja Slovenian välisen kansallisen rajan molemmin puolin. Niillä on laajempaa kansainvälistä merkitystä, kuten sota ja rauha, kulttuurisiirtymät rajojen yli (kulttuuriaarteiden salakuljetuksesta nykyaikaisiin pakolaisliikkeisiin) ja kestävyys. Suositusten ja toimenpiteiden täytäntöönpanolla on parannettu tiedon saatavuutta, ei vain yhden maan kansalaisten vaan molempien kannalta. AbD-lähestymistavalla varmistettiin, että asianmukaiset toimenpiteet toteutettiin sen varmistamiseksi, että nämä tiedot ovat jatkuvasti saatavilla.
- Institutionaalinen voimaannuttaminen ja tieteidenvälinen yhteistyö: Yhteistyö alueellisten ja kansallisten julkisten arkistojen ja GO! Vuosi 2025 on tukenut kulttuurilaitosten digitalisaatiota. Se toimii mallina tehokkaalle asiakirjahallinnon suunnittelulle, jolla varmistetaan arkistotietojen - ja laajemmin kulttuuriperinnön - säilyttäminen erilaisten ammattilaisten aktiivisella osallistumisella alusta alkaen.
- Tietämyksen jakaminen ja toiminnan yhdenmukaistaminen Euroopan tasolla: Euroopan kulttuuripääkaupungin 2025 Nova Gorica – Gorizia kulttuuriperinnön säilyttäminen edistää laajempaa eurooppalaista kulttuurimaisemaa. Koska nimi on jaettu kahden eri maan kaupungin kesken, aloitteella edistetään kansainvälistä yhteistyötä ja tietämyksen jakamista rekisterien asianmukaisen säilyttämisen varmistamiseksi. Tämä lähestymistapa tarjoaa sekä käytännöllisen että ammattimaisen ratkaisun muille lyhyen aikavälin projektiorganisaatioille.
Menestyksen malli
Lähde! 2025-lähestymistapa, jossa keskitytään kehittämään ja toteuttamaan palveluita, jotka perustuvat Archiving by Design -konseptiin ja -ohjeisiin, voisi toimia mallina tuleville Euroopan kulttuuripääkaupungeille. Vaikka täytäntöönpano voi vaihdella Euroopan eri maissa, pitkäaikaisen säilyttämisen ja saavutettavuuden suunnittelu alusta alkaen voi muodostaa arvokkaan ennakkotapauksen tuleville samanlaajuisille hankkeille.