Provocări întâmpinate
În fiecare an, Consiliul de Miniștri al Uniunii Europene desemnează în mod oficial capitalele europene ale culturii, peste 60 de orașe primind titlul până în prezent. Du-te! 2025 Institutul a fost înființat pentru a pune în aplicare activități legate de inițiativa „Capitala europeană a culturii”. Activitățile și înregistrările pe care le generează au o importanță regională, națională și internațională semnificativă. Cu toate acestea, din cauza duratei scurte a proiectului, ambele GO! 2025 Institutul și furnizorul de servicii publice de arhivare, Arhivele Provinciale din Nova Gorica, au un timp limitat pentru a asigura o arhivare adecvată. Aceasta include supravegherea gestionării înregistrărilor, evaluarea documentelor și conservarea materialelor create în cadrul proiectului. Una dintre principalele provocări a fost faptul că angajații implicați în proiect nu aveau experiență anterioară în ceea ce privește păstrarea înregistrărilor de arhivă, obligațiile legale sau colaborarea cu furnizorii de servicii publice de arhivă. În plus, având în vedere intensitatea activităților proiectului și intervalul scurt de timp al acestora, angajații nu au avut posibilitatea de a urma cursuri suplimentare de formare în domeniul protecției arhivelor. La începutul proiectului, aceștia nu cunoșteau nici volumul și tipurile de înregistrări care urmau să fie generate. Aspectele-cheie au fost modul de obținere a informațiilor care sunt importante pentru evaluarea înregistrărilor și modul de îmbunătățire a practicii de gestionare a înregistrărilor în timpul creării înregistrărilor pentru a atinge obiectivul accesibilității pe termen lung.
Soluții inovatoare
Arhivele provinciale din Nova Gorica, în colaborare cu Arhivele Republicii Slovenia (ARS) și cu sprijinul Inițiativei CE privind arhivarea electronică, au elaborat o abordare pentru dezvoltarea și punerea în aplicare a serviciilor bazate pe conceptul și orientările de scanare a arhivelor prin proiectare (AbD). Aceasta ar putea servi drept model pentru viitoarele capitale europene ale culturii. Arhivarea electronică de referință a fost utilizată pentru a ilustra metodologia atât arhivelor, cât și creatorilor de date, în special prin intermediul Vizualizărilor legate de AbD. Implementarea metodei AbD Scan a implicat un coordonator dedicat AbD Scan la GO! 2025, arhiviști, directorul Arhivelor provinciale din Nova Gorica, un arhivist din Arhivele Republicii Slovenia și consilieri ai Inițiativei CE privind arhivarea electronică. Interviuri scurte au fost realizate cu cheie GO! Angajații din 2025 și furnizorul lor de servicii de informare pentru a colecta informații operaționale. Pe baza acestor informații, Arhivele Provinciale din Nova Gorica au elaborat recomandări și orientări de punere în aplicare pentru a se asigura că informațiile rămân ușor de găsit, accesibile, lizibile, interpretabile, fiabile și adaptate exigențelor viitorului.
Beneficii obținute
- Creșterea gradului de sensibilizare cu privire la gestionarea evidențelor și la păstrarea arhivelor: În calitate de institut nou înființat, axat în principal pe punerea în aplicare a activităților, GO! 2025 a recunoscut necesitatea de a-și organiza gestionarea evidențelor. Metoda AbD Scan a jucat un rol crucial în acest proces.
- Accesibilitatea și incluziunea pe termen lung: Inițiativa „Capitala europeană a culturii” evidențiază subiecte care au modelat regiunile de ambele părți ale frontierei naționale dintre Italia și Slovenia. Acestea au o relevanță internațională mai largă, cum ar fi războiul și pacea, tranzițiile culturale transfrontaliere (de la contrabanda cu bunuri culturale la mișcările moderne de refugiați) și durabilitatea. Prin punerea în aplicare a recomandărilor și a măsurilor, accesibilitatea informațiilor a fost îmbunătățită, nu numai pentru cetățenii unei țări, ci și pentru ambii. Abordarea AbD a asigurat luarea unor măsuri adecvate pentru a garanta că aceste informații rămân accesibile în mod durabil.
- Responsabilizarea instituțională și colaborarea interdisciplinară: Colaborarea dintre arhivele publice regionale și naționale și GO! 2025 a sprijinit transformarea digitală a instituțiilor culturale. Acesta servește drept model pentru planificarea eficientă a gestionării înregistrărilor, asigurând conservarea înregistrărilor de arhivă - și, prin extensie, a patrimoniului cultural - prin implicarea activă a diverșilor profesioniști încă de la început.
- Schimbul de cunoștințe și armonizarea activităților la nivel european: Conservarea patrimoniului cultural din capitala europeană a culturii 2025, Nova Gorica – Gorizia, contribuie la peisajul cultural european mai larg. Întrucât titlul este împărțit între două orașe din țări diferite, inițiativa promovează colaborarea internațională și schimbul de cunoștințe pentru a asigura păstrarea corespunzătoare a evidențelor. Această abordare oferă atât o soluție practică, cât și profesională pentru alte organizații de proiect pe termen scurt.
Un model pentru succes
Du-te! Abordarea din 2025, care se axează pe dezvoltarea și punerea în aplicare a serviciilor bazate pe conceptul și orientările de arhivare prin proiectare, ar putea servi drept model pentru viitoarele capitale europene ale culturii. Deși punerea în aplicare poate varia de la o țară europeană la alta, planificarea conservării și accesibilității pe termen lung încă de la început poate constitui un precedent valoros pentru viitoarele proiecte cu un domeniu de aplicare similar.