Défis à relever
Chaque année, le Conseil des ministres de l'Union européenne désigne officiellement les capitales européennes de la culture, plus de 60 villes ayant reçu le titre à ce jour. Le GO! L’Institut 2025 a été créé pour mettre en œuvre des activités liées à l’initiative «Capitale européenne de la culture». Les activités et les enregistrements qu'il génère sont d'une importance régionale, nationale et internationale significative. Cependant, en raison de la courte durée du projet, les deux GO! 2025 Institute et le prestataire de services d’archivage public, les Archives provinciales de Nova Gorica , disposent d’un temps limité pour assurer un archivage approprié. Cela comprend la supervision de la gestion des dossiers, l'évaluation des documents et la préservation du matériel créé dans le cadre du projet. L'un des principaux défis était que les employés impliqués dans le projet n'avaient aucune expérience préalable en matière de conservation des documents d'archives, d'obligations légales ou de collaboration avec les fournisseurs de services d'archives publics. De plus, compte tenu de l'intensité des activités du projet et de leur courte durée, les employés n'ont pas eu l'occasion de suivre une formation supplémentaire sur la protection des documents d'archives. Au début du projet, ils n'étaient pas non plus au courant du volume et des types de documents qui seraient générés. Les questions clés étaient la façon d'obtenir l'information qui est importante pour l'évaluation des documents et la façon d'améliorer les pratiques de gestion des documents pendant la création des documents afin d'atteindre l'objectif d'accessibilité à long terme.
Des solutions innovantes
Les Archives provinciales de Nova Gorica, en collaboration avec les Archives de la République de Slovénie (ARS) et avec le soutien de l'Initiative eArchiving de la CE, ont développé une approche pour développer et mettre en œuvre des services basés sur le concept et les lignes directrices de l'Archive by Design (AbD). Cela pourrait servir de modèle pour les futures capitales européennes de la culture. L'architecture de référence eArchiving a été utilisée pour illustrer la méthodologie à la fois pour les archives et les créateurs de données, en particulier à travers les vues liées à AbD. La mise en œuvre de la méthode AbD Scan a impliqué un coordinateur AbD Scan dédié chez GO! 2025, des archivistes, le directeur des archives provinciales de Nova Gorica, un archiviste des archives de la République de Slovénie et des conseillers de l’initiative eArchiving de la CE. De courtes entrevues ont été menées avec GO! 2025 employés et leur fournisseur de services d'information pour recueillir des informations opérationnelles. À partir de cette information, les Archives provinciales de Nova Gorica ont préparé des recommandations et des lignes directrices de mise en œuvre pour s'assurer que l'information demeure accessible, lisible, interprétable, fiable et à l'épreuve du temps.
Avantages obtenus
- Sensibilisation accrue à la gestion des documents et à la préservation des archives: En tant qu'institut nouvellement créé axé principalement sur la mise en œuvre d'activités, GO! 2025 a reconnu la nécessité d’organiser sa gestion des documents. La méthode AbD Scan a joué un rôle crucial dans ce processus.
- Accessibilité et inclusivité à long terme: L’initiative «Capitale européenne de la culture» met en lumière des thèmes qui ont façonné les régions des deux côtés de la frontière nationale entre l’Italie et la Slovénie. Celles-ci ont une portée internationale plus large, telles que la guerre et la paix, les transitions culturelles par-delà les frontières (de la contrebande de trésors culturels aux mouvements de réfugiés modernes) et la durabilité. Grâce à la mise en œuvre des recommandations et des mesures, l'accessibilité de l'information a été améliorée, non seulement pour les citoyens d'un pays, mais pour les deux. L'approche AbD a veillé à ce que des mesures appropriées soient prises pour garantir que ces informations restent accessibles de manière durable.
- Autonomisation institutionnelle et collaboration interdisciplinaire: La collaboration entre les archives publiques régionales et nationales et GO! 2025 a soutenu la transformation numérique des institutions culturelles. Il sert de modèle pour une planification efficace de la gestion des documents, assurant la préservation des documents d'archives - et, par extension, du patrimoine culturel - grâce à l'engagement actif de divers professionnels dès le départ.
- Partage des connaissances et harmonisation des activités au niveau européen: La préservation du patrimoine culturel de la capitale européenne de la culture 2025, Nova Gorica – Gorizia, contribue au paysage culturel européen au sens large. Étant donné que le titre est partagé entre deux villes de pays différents, l'initiative favorise la collaboration internationale et le partage des connaissances afin d'assurer la bonne préservation des documents. Cette approche fournit à la fois une solution pratique et professionnelle pour d'autres organisations de projet à court terme.
Un modèle de réussite
Le GO! L’approche 2025, qui met l’accent sur le développement et la mise en œuvre de services fondés sur le concept et les lignes directrices de l’archivage dès la conception, pourrait servir de modèle pour les futures capitales européennes de la culture. Bien que la mise en œuvre puisse varier d'un pays européen à l'autre, la planification de la préservation et de l'accessibilité à long terme dès le départ peut constituer un précédent précieux pour de futurs projets de portée similaire.