Výzvy, ktorým čelíme
Rada ministrov Európskej únie každoročne formálne vymenuje Európske hlavné mestá kultúry, pričom tento titul doteraz získalo viac ako 60 miest. Choďte! Inštitút 2025 bol zriadený na vykonávanie činností súvisiacich s iniciatívou Európske hlavné mesto kultúry. Činnosti a záznamy, ktoré vytvára, majú významný regionálny, národný a medzinárodný význam. Avšak, vzhľadom na krátke trvanie projektu, obaja GO! Inštitút 2025 a poskytovateľ verejných archívnych služieb, Provinčný archív Nova Gorica, majú obmedzený čas na zabezpečenie riadnej archivácie. To zahŕňa dohľad nad správou záznamov, posudzovanie dokumentov a uchovávanie materiálov vytvorených v rámci projektu. Jednou z kľúčových výziev bolo, že zamestnanci zapojení do projektu nemali žiadne predchádzajúce skúsenosti s uchovávaním archívnych záznamov, právnymi povinnosťami alebo spoluprácou s poskytovateľmi verejných archívnych služieb. Okrem toho vzhľadom na intenzitu projektových činností a ich krátky časový rámec zamestnanci nemali možnosť absolvovať dodatočnú odbornú prípravu v oblasti ochrany archívnych záznamov. Na začiatku projektu nevedeli ani o objeme a typoch záznamov, ktoré sa budú generovať. Kľúčovými otázkami bolo, ako získať informácie, ktoré sú dôležité pre hodnotenie záznamov a ako zlepšiť postupy správy záznamov počas vytvárania záznamov, aby sa dosiahol cieľ dlhodobej prístupnosti.
Inovatívne riešenia
Provinčný archív Nova Gorica v spolupráci s Archívom Slovinskej republiky (ARS) a s podporou iniciatívy EK eArchiving vyvinul prístup k rozvoju a implementácii služieb založený na koncepcii a usmerneniach Archiving by Design (AbD) Scan. Mohlo by to slúžiť ako vzor pre budúce Európske hlavné mestá kultúry. Elektronická archivačná referenčná architektúra sa používala na ilustráciu metodiky pre archívy aj tvorcov údajov, najmä prostredníctvom pohľadov súvisiacich s AbD. Implementácia metódy AbD Scan zahŕňala špecializovaného koordinátora AbD Scan v spoločnosti GO! 2025, archivári, riaditeľ provinčného archívu Nova Gorica, archivár z archívu Slovinskej republiky a poradcovia iniciatívy EK eArchiving. Uskutočnili sa krátke rozhovory s kľúčovým GO! 2025 zamestnancov a ich poskytovateľa informačných služieb s cieľom zhromaždiť prevádzkové poznatky. Na základe týchto informácií provinčný archív Nova Gorica vypracoval odporúčania a vykonávacie usmernenia s cieľom zabezpečiť, aby informácie zostali vyhľadateľné, prístupné, čitateľné, interpretovateľné, spoľahlivé a nadčasové.
Dosiahnuté prínosy
- Zvýšená informovanosť o správe záznamov a uchovávaní archívov: Ako novozaložený inštitút zameraný predovšetkým na realizáciu aktivít GO! V roku 2025 sa uznala potreba organizovať správu záznamov. Metóda AbD Scan zohrala v tomto procese kľúčovú úlohu.
- Dlhodobá prístupnosť a inkluzívnosť: Iniciatíva Európske hlavné mesto kultúry vyzdvihuje témy, ktoré formovali regióny na oboch stranách štátnej hranice medzi Talianskom a Slovinskom. Majú širší medzinárodný význam, ako je vojna a mier, kultúrny prechod cez hranice (od pašovania kultúrneho bohatstva po moderné pohyby utečencov) a udržateľnosť. Vykonávaním odporúčaní a opatrení sa zlepšila dostupnosť informácií, a to nielen pre občanov jednej krajiny, ale aj pre občanov oboch krajín. Prístupom AbD sa zabezpečilo prijatie vhodných opatrení na zabezpečenie toho, aby tieto informácie zostali udržateľne dostupné.
- Posilnenie postavenia inštitúcií a interdisciplinárna spolupráca: Spolupráca medzi regionálnymi a národnými verejnými archívmi a GO! V roku 2025 sa podporila digitálna transformácia kultúrnych inštitúcií. Slúži ako model efektívneho plánovania správy záznamov, ktorý zabezpečuje uchovávanie archívnych záznamov - a tým aj kultúrneho dedičstva - prostredníctvom aktívneho zapojenia rôznych odborníkov od začiatku.
- Výmena poznatkov a harmonizácia činností na európskej úrovni: Zachovanie kultúrneho dedičstva z Európskeho hlavného mesta kultúry do roku 2025, Nova Gorica – Gorizia, prispieva k širšej európskej kultúrnej krajine. Keďže názov sa delí medzi dve mestá v rôznych krajinách, iniciatíva podporuje medzinárodnú spoluprácu a výmenu poznatkov s cieľom zabezpečiť riadne uchovávanie záznamov. Tento prístup poskytuje praktické aj profesionálne riešenie pre iné krátkodobé projektové organizácie.
Model úspechu
Choďte! Prístup do roku 2025, ktorý sa zameriava na rozvoj a vykonávanie služieb založených na koncepcii a usmerneniach archivácie už v štádiu návrhu, by mohol slúžiť ako vzor pre budúce Európske hlavné mestá kultúry. Hoci sa vykonávanie môže v jednotlivých európskych krajinách líšiť, plánovanie dlhodobého zachovania a dostupnosti môže od začiatku predstavovať cenný precedens pre budúce projekty podobného rozsahu.